Ratkaisu
Sähköpostitilan ja kalenterin ongelmien sekä rajallisten yhteistyövälineiden vuoksi tietohallintojohtaja pyysi tiimiä tutkimaan opiskelijoille sopivia ylläpidettyjä vaihtoehtoja, kuten Google Workspace, Microsoft Live ja Zimbra. Tiimi selvitti vaihtoehtojen kustannukset ja edut sekä rajasi vaihtoehtoja jakamalla opiskelijat eri kohderyhmiin. Opiskelijat testasivat erilaisia työkaluja ja näyttivät henkilökunnalle, miten he käyttävät niitä ja millaisia hyviä ja huonoja puolia työkaluissa oli. Tämän jälkeen yliopisto päätti siirtyä käyttämään Googlen työkaluja. Päätökseen vaikutti merkittävästi mahdollisuus integroida Googlen työkalut erilaisiin ohjelmistoihin ja laitteistoihin. "Microsoftin ratkaisu toimi oikeastaan vain Internet Explorerin kanssa", kertoo Sarah Noell, Google-palvelutiimin päällikkö ja IT-osaston apulaisjohtaja. "Kampuksella käytetään yhä enemmän Mac-tietokoneita.
Lisäksi monet opiskelijoista käyttivät jo ennestään Googlen työkaluja, joten valinta oli heistä itsestäänselvyys." Tietohallintojohtaja pyysi toista kampuksen tutkimusryhmää arvioimaan Google Workspace työkalut opettajien ja henkilökunnan kannalta. Heistä oli tärkeintä löytää ratkaisu, joka edellyttäisi vain vähäisiä menettelytapojen muutoksia. Paikallisesta ratkaisusta pilvipohjaiseen siirtyminen edellytti joitain muutoksia, jotka olivat kuitenkin kuviteltua vähäisempiä. Suurin osa opettajista otti Googlen työkalut mieluusti vastaan, koska he olivat nähneet, miten tehokkaasti opiskelijat käyttivät niitä. Noellin mukaan osa henkilökunnan jäsenistä oli aluksi vastahakoisia, mutta vastalauseet ovat enimmäkseen loppuneet sen jälkeen, kun he alkoivat käyttää Google Workspace aktiivisesti. Tällä hetkellä Noellin tiimi vastaa 180 000 Google-tilin hallinnoinnista, joista 75 000 on aktiivisia. Yliopistosta valmistuneiden opiskelijoiden tilejä voidaan säilyttää rajoittamattoman ajan, joten monilla heistä on ei-aktiivisia tilejä.